Règlement et conditions de participation
Rencontres BtoB internationales CYCL’EAU Lille – 30 Septembre et 1er Octobre - Lille
1) Dispositions générales
Dans le cadre du salon CYCL’EAU Lille, les rencontres BtoB CYCL’EAU Lille sont dédiées à l’ensemble des acteurs privés et publics du domaine de la gestion de l’eau ayant un projet de développement commercial, technologique et/ou de recherche à l’international.
Les présentes conditions s’appliquent, sans restriction ni réserve, à tout participant désireux de s’inscrire aux Rencontres BtoB CYCL’EAU Lille programmées les 30 Septembre et 1er Octobre à Lille, aussi nommées au sein des présentes « l’évènement ».
CYCL’EAU - association régie par la loi du 1er juillet 1901, dont le siège social est au 81 Boulevard Pierre 1er - 33110 LE BOUSCAT, SIRET n°85242037100019, représentée par Jean-Claude LASSERRE, en sa qualité de président de l'association CYCL'EAU - est l’organisateur du salon et des rencontres BtoB, ci-après nommé l’organisateur.
Le service Entreprise Europe Network de la Chambre de Commerce et d’Industrie Hauts-de-France (CCI Hauts-de-France) contribue à l’organisation des rencontres BtoB et à leur mise en œuvre, ci-après nommé EEN. Sa contribution intervient sous la responsabilité exclusive de l’organisateur.
En s’inscrivant, le participant s’engage sans réserve et adhère de façon pleine et entière au présent règlement et aux conditions de participations.
Les présentes conditions sont contractuelles.
L’organisateur se réserve la faculté de modifier les présentes conditions de participation à tout moment.
Les conditions de participation applicables sont celles en vigueur à la date de l’inscription réalisée par le participant.
2) Inscription
2.1 Présentation
EEN met à la disposition du participant une plateforme universelle d’organisation des rencontres BtoB, gérée par l’offreur de solution B2Match. Cette plateforme est ouverte pour l’organisation de l’événement par EEN : https://cycleaustrasbourg.b2match.io
2.2 Délai
A partir du 23 Juin et au plus tard le 21 Septembre, le participant devra se rendre sur ce site, cliquer sur le bouton « Inscrivez-vous maintenant » et compléter le formulaire pour s’inscrire. Contacter l’organisateur passé ce délai.
2.3 Etapes de l’inscription
2.3.1 Création d’un compte B2Match
La première étape d’inscription du participant consiste en la création de son compte d’utilisateur B2Match sur la plateforme. Le participant devra saisir son adresse email et un mot de passe.
Les conditions d’utilisation techniques de cette plate-forme universelle (consultables ici), sa politique de confidentialité (consultables ici) et l’adhésion du participant lors de la création de son compte, n’engagent pas la responsabilité de l’organisateur, ni celle d’EEN.
2.3.2 Inscription à l’événement
Aux étapes suivantes, le participant devra compléter les informations requises sur le formulaire d’inscription
à l’événement :
- le type de participation
- les sessions de rendez-vous BtoB, soit les créneaux horaires durant lesquelles il se rend disponible pendant l’événement
- son nom, prénom, fonction, téléphone, raison sociale, type d’organisme, description de l’activité, adresse postale, logo de l’organisme, domaines d’activité, photo etc.
Ces informations sont obligatoires afin de permettre la participation à l’événement. À défaut, le participant ne pourra être sélectionné.
Le participant s’engage à fournir des informations exactes, précises, actuelles et complètes.
Chaque inscription est nominative.
En créant son compte B2Match et en complétant son inscription à l’événement, chaque participant pourra se reconnecter à la plateforme pour consulter et modifier son inscription et son profil, consulter le catalogue des participants en ligne, choisir et planifier ses rendez-vous, consulter et modifier son planning de rendez-vous.
2.3.3 Création d’un profil
A la fin de son inscription le participant devra compléter, sous sa responsabilité exclusive, un profil qui présente son offre et le type de collaboration recherchée.
2.3.4 Validation de l’inscription par l’organisateur
Les inscriptions sont prises en compte, traitées et confirmées selon leur ordre d’arrivée.
Les confirmations d’inscription seront envoyées par e-mail.
L’organisateur se réserve le droit de refuser une inscription si :
- elle ne correspond pas au profil requis par la manifestation et/ou si elle ne permet pas d’atteindre l’objectif premier de la manifestation : créer des courants d’affaires internationaux durables entre acteurs du secteur de la gestion de l’eau dans le cadre d’un développement commercial, technologique ou d’un projet de recherche
- elle est incomplète
- si la capacité d’accueil à l’événement est atteinte
2.3.5 Publication d’un profil
Tous les profils seront relus et validés par l’organisateur et EEN avant publication.
Une fois validées, les informations saisies par le participant seront publiées dans le catalogue sur la plateforme et diffusées aux autres participants, excepté les coordonnées téléphoniques et les adresses emails.
Le catalogue est accessible à toute personnes intéressée par ou participant à l’événement et se rendant sur le site https://cycleaulille.b2match.io sous les deux onglets : Participants et Marketplace.
3) Gestion et planification des rendez-vous
A partir du 23 Juin et au plus tard le 21 Septembre , chaque participant aux rencontres BtoB sera invité par l’organisateur à se connecter à son compte et à :
- consulter et filtrer le catalogue des profils pour trouver des contacts pertinents
- effectuer sa sélection de rendez-vous en ligne
- valider/décliner ses demandes de rendez-vous reçues
- planifier ses rendez-vous validés aux horaires souhaités les 30 Septembre et 1er Octobre, et les modifier si nécessaire
Contacter l’organisateur passé ce délai.
Chaque rendez-vous planifié durera 20 minutes.
Le planning provisoire de rendez-vous sera consultable en ligne par chaque participant si toutes les conditions suivantes sont réunies :
- lorsqu’il est connecté à son compte d’utilisateur B2Match
- dès qu’un premier rendez-vous est validé par les deux parties
- dès que le participant aura planifié son premier rendez-vous à l’horaire souhaité
EEN envoie par email le planning consolidé et prévisionnel aux participants au plus tard un jour avant l’événement, qui reprendra les horaires de chaque rendez-vous BtoB.
Un suivi et un accompagnement sera assuré par l’organisateur et EEN.
Dans le cas où aucun autre profil présent dans le catalogue ne correspond à la recherche du participant, l’organisateur activera son réseau et cherchera dans la mesure du possible un partenaire potentiel à même de répondre à la coopération souhaitée. Néanmoins, si aucun profil ne pouvait être trouvé, ni la responsabilité de l’organisateur, ni celle d’EEN ne pourraient être engagées.
Leur responsabilité ne pourra pas non plus être engagée dans le cas où un participant ne se présente pas aux rendez-vous.
4) Suivi après l’événement
Après l’événement, l’organisateur et EEN recontacteront chaque participant pour évaluer chaque rendez-vous. Cette enquête fait partie de la démarche qualité de l’organisateur et de celle d’EEN, et permettra d’identifier les potentiels accords de partenariats résultant des échanges issus des rendez-vous planifiés sur l’événement.
Il est précisé que, sauf opposition préalable du participant, EEN, dont le service est cofinancé par la Commission européenne, pourra informer cette dernière du nombre et du contenu des accords de partenariats conclus entre les participants suite à l’événement. EEN gèrera un traitement informatisé des données correspondantes, pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ; les données sont accessibles aux salariés de l’Executive Agency for Small and Medium-Sized Entreprises (EASME) pour les besoins du suivi des accords de partenariat conclus et enregistrés dans la base de données avec l’accord préalable des personnes concernées.
5) Frais de participation
L’inscription sur la plateforme, la participation aux Rencontres BtoB CYCL’EAU Lille et l’entrée au salon CYCL’EAU Lille sont gratuites.
6) Désistement et annulation par le participant
6.1 Dispositions générales
Toute demande d’annulation d’inscription doit être envoyée par email à contact@cycleau.fr
Les demandes d’annulation devront être formulées par ce biais 10 jours avant la date de l'événement.
6.2 Disposition particulière
Tout participant qui a déjà des rendez-vous BtoB enregistrés s’engage à se faire représenter pour honorer ses rendez-vous.
7) Annulation par l’organisateur
L’organisateur de l’évènement se réserve le droit d'annuler ou de reporter tout ou partie de la manifestation dès lors que son organisation devient impossible ou si le nombre minimum de participants requis n’est pas atteint. Dans ce cas, les participants seront prévenus. L’organisateur n’engage pas sa responsabilité et toute réclamation ou revendication de la part du participant, en particulier la perception de dommages et intérêts, sous quelque forme que ce soit est exclue.
8) Responsabilité
Ni l’organisateur de l’évènement ni EEN ne peuvent être tenus pour responsables :
- des informations communiquées par les participants
- dans le cas d’un accident engageant la responsabilité du participant ou d’autres incidents lui étant imputables comme le bris, la perte ou le vol.
9) Protection des données
9.1 - Responsable de traitement
L’organisateur est à considérer comme le responsable du traitement des données personnelles concernant le participant au regard des dispositions du règlement européen du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, applicable depuis le 25 mai 2018 (ci-après désigné sous l’acronyme « RGPD ») et la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés ; B2Match en tant qu’hébergeur est responsable des données intégrées dans le compte du participant créé à cette occasion (email), l’organisateur assure la responsabilité des autres données (nom, prénom, fonction, téléphone, raison sociale, type d’organisme, description de l’activité, adresse postale, logo de l’organisme, domaines d’activité et le type de coopération recherchée présenté dans le catalogue des participants).
Conformément à la loi « Informatique et Liberté » du 6 janvier 1978 modifiée et au RGPD, le participant dispose d’un droit permanent d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation et de suppression de l’ensemble des données collectées le concernant. Pour l’exercer, le participant peut envoyer un courrier électronique au responsable du traitement ou à l’hébergeur en fonction des données concernées :
- pour B2Match selon les modalités figurant à l’art. 15 de sa privacy policy, dont le participant aura pris connaissance au moment de la création de son compte
- pour l’organisateur : contact@cycleau.fr ou un courrier postal à l’adresse :
CYCL’EAU
81 Boulevard Pierre 1er
33110 LE BOUSCAT
Toute demande devra être accompagnée d’un justificatif d’identité.
Pour toute information complémentaire sur les droits du participant, et notamment sur le contenu du RGPD, le participant pourra consulter le site Internet de la CNIL www.cnil.fr.
L’organisateur poursuit des intérêts légitimes en mettant en place ce traitement de données à caractère personnel en tant qu’il met en œuvre son objet social.
Les données sont collectées dans le but de procéder à l’inscription et à l’établissement du profil du participant devant permettre l’organisation de rendez-vous BtoB et la mise en relation avec un partenaire potentiel.
9.2 - Les données collectées par CYCL’EAU sont traitées conformément aux dispositions du RGPD et de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
Dans le respect des dispositions de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et du RGPD, l’organisateur se réserve le droit de transmettre tout ou partie des données personnelles concernant les participants aux partenaires et à EEN pour les besoins de la mise en ligne du catalogue, systématiquement mis à jour sur le site https://cycleaustrasbourg.b2match.io, cela aux fins d’organisation des rencontres d’affaires et du suivi par l’organisateur.
Tout usage de données personnelles autre que celui indiqué aux articles 4. et 9.2 ci-dessus devra faire l'objet d'un consentement individuel, préalable et explicite de la part des participants.
Conformément à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 et au RGPD, l’organisateur
- se réserve le droit de transmettre à un tiers les données personnelles concernant le participant, soit pour respecter une obligation légale, soit en application d'une décision judiciaire, administrative, ou d'une autorité administrative indépendante (comme par exemple la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés).
- s'engage à prendre toutes précautions utiles, au regard de la nature des données et des risques présentés par le traitement, pour préserver la sécurité des données personnelles du participant et, notamment, empêcher que les données personnelles du participant ne soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisés y aient accès.
9.3 - Le participant s’engage à ce que les données personnelles le concernant soient exactes, complètes et non équivoques. Elles sont obligatoires en vue du traitement des demandes d’inscription et le participant est informé de ce que le refus de fournir ces données obligatoires a pour conséquence l’impossibilité de déterminer si le participant correspond au profil requis pour la manifestation et par suite, le refus de son inscription.
9.4 – Les données collectées sont conservées pour les besoins des Rencontres BtoB des 4 et 5 décembre 2019 et leur bon accomplissement ; la durée de conservation des données personnelles est de 3 ans à compter de l’inscription à la manifestation organisée par CYCL’EAU.
9.5 - Les destinataires des données sont les salariés en charge de la gestion de la relation clients de CYLCL’EAU, de B2Match et de EEN, ainsi que, le cas échéant, en cas d’accord de la personne concernée, de l’Executive Agency for Small and Medium-Sized Enterprises (EASME). Les participants aux rencontres BtoB seront également destinataires des données des autres participants avec lesquels ils seront amenés à échanger.
9.6 - Si le participant souhaite introduire une réclamation en application du RGPD, il devra s’adresser à l’autorité de contrôle via son site www.cnil.fr ou par courrier à l’adresse suivante : 3 place de Fontenoy TSA 80715 75334 PARIS CEDEX 07.
10) Litiges
La relation juridique, établie par le présent règlement de participation, entre les participants et l’organisateur relève du droit français. La langue pour tout litige est le français.
Les parties rechercheront en priorité une solution amiable, conformément au règlement de la Plate-forme de médiation et d’arbitrage Alsace. En cas d’échec, les tribunaux de Strasbourg seront seuls compétents.
11) Contacts
Organisateur du salon et des rencontres BtoB
CYCL’EAU
81 Boulevard Pierre 1er
33110 LE BOUSCAT
00 33 (0)5 40 25 36 50
Partenaire dans la mise en œuvre des rencontres BtoB
CCI Hauts-de-France – Enterprise Europe Network
299 Boulevard de Leeds
59000 Lille Cedex
n.lechevallier@cci-international.net
00 33 (0)6 47 85 02 02
